Introduktion #

SMARTfinance understøtter automatisk validering af EU-momsnumre via VIES (VAT Information Exchange System).

Med funktionen kan virksomheder løbende kontrollere, om momsnumre på debitorer og kreditorer er gyldige, og få vist valideringsstatus direkte på stamkortene. Dette giver bedre datakvalitet, reducerer risikoen for fejl i samhandlen med EU-virksomheder og gør det nemmere at identificere manglende eller ugyldige oplysninger.

Funktionaliteten omfatter:

Automatisk validering af EU-momsnumre gennem VIES.
Visning af valideringsstatus på debitor- og kreditorkort.
Statusvisning som Valid, Invalid eller Not Verified.
Mulighed for massevalidering af eksisterende debitorer og kreditorer.
Automatisk overvågning via jobkø, så momsnumre løbende kan kontrolleres.
Mulighed for automatisk blokering af debitorer eller kreditorer baseret på valideringsresultatet.

Fordele for virksomheden

- Sikrer bedre kvalitet i stamdata
- Gør det lettere at opdage fejl i momsnumre
- Understøtter overholdelse af EU's momsregler
- Reducerer risikoen for fejl ved fakturering og rapportering
- Automatisk opfølgning på ikke-verificerede eller ugyldige momsnumre

Denne funktion kan aktiveres individuelt for både debitorer og kreditorer og giver mulighed for at definere virksomhedens egne regler for håndtering af ugyldige eller manglende momsnumre.

Før aktivering skal du kontrollere:

at VAT Registration Number Service er aktiveret i Business Central,
at EU-lande har en korrekt EU-landekode,
at debitorer og kreditorer har korrekt Land/områdekode,
at momsnumrene er indtastet i det forventede format.

Der er separate indstillinger for debitorer og kreditorer. Under hver af de to grupper findes aktivering og tre valg for blokering:

Activate Cust. VAT Validation – aktiverer kontrollen for debitorer.
Activate Vend. VAT Validation – aktiverer kontrollen for kreditorer.
Blokér, hvis CVR-nummeret er ugyldigt – vælg ønsket blokering ved et ugyldigt nummer.
Blokér, hvis CVR-nummeret er tomt – vælg ønsket blokering ved et tomt nummer.
Blokér, hvis CVR-nummeret ikke er verificeret – vælg ønsket blokering, når nummeret ikke er verificeret.

Valgene er Business Centrals blokeringstyper og ikke blot ja/nej-felter. Blokering kan forhindre eller begrænse brugen af en debitor eller kreditor. Vælg derfor reglerne sammen med den økonomiansvarlige.

Vigtigt!

En VIES-kontrol kan ændre feltet Blokeret på debitoren eller kreditoren. I den aktuelle løsning kan kontrollen også ophæve en eksisterende manuel blokering, før den valgte VIES-blokering sættes. Brug derfor funktionen med faste kontrolprocedurer, og test den i en sandkasse.

Note

Da valideringen benytter den eksterne VIES-tjeneste, betyder status Not Verified ikke nødvendigvis, at momsnummeret er forkert. Det kan også skyldes midlertidige driftsforstyrrelser eller manglende stamdata.

Løbende kontrol via jobkøen #

Vælg View VAT Validation Job Queue Entry for at oprette eller åbne opgavekøposten til den løbende kontrol. En administrator eller konsulent bør kontrollere:

hvilken bruger opgaven kører som,
hvornår og hvor ofte den kører,
hvordan fejl i opgavekøen følges op.

Kopiér til momsnummer #

På opsætningssiden findes handlingerne:

Select Customers To Copy No. To VAT Number
Select Vendors To Copy No. To VAT Number

Funktionerne kan kopiere debitor- eller kreditornummeret til feltet Momsregistreringsnr, når dette felt er tomt.

Brug kun funktionen, hvis virksomhedens stamnumre faktisk er de juridiske momsnumre. Ellers kan der blive indsat forkerte momsnumre på mange stamkort.

CVR valideringsstatus #

På debitor- og kreditorkortet vises:

CVR valideringsstatus,
Tidspunkt for validering af CVR-nummer.

Status vil typisk være:

Valid – nummeret blev godkendt,
Invalid – nummeret blev afvist,
Not Verified – nummeret er endnu ikke verificeret eller kunne ikke verificeres.

Grøn status er positiv, og rød status kræver opfølgning.

Start massevalidering #

På debitor- og kreditorlisten findes handlingerne:

SMARTfinance VIES Validate Customers,
SMARTfinance VIES Validate Vendors.

De starter en opgave i baggrunden for relevante EU-poster med momsnummer og status Not Verified.

Efter start:

Vent på, at opgavekøen er færdig.
Kontrollér aktivitetsoversigten.
Åbn poster med ugyldig eller ikke-verificeret status.
Kontrollér landekode og momsnummer.
Ret kun data, hvis det korrekte juridiske nummer er dokumenteret.
Følg virksomhedens procedure for eventuelle blokeringer.

VIES er en ekstern EU-tjeneste. Not Verified betyder derfor ikke nødvendigvis, at momsnummeret er forkert; tjenesten kan have været utilgængelig, eller stamdata kan mangle.