Webgodkendelsen #
SMARTexpense Webgodkendelse bruges til at gennemse og behandle virksomhedens udgiftsbilag. Afhængigt af dine rettigheder kan du:
- se bilaget og den tilhørende PDF,
- kontrollere dokumentoplysninger og kontering,
- skrive en kommentar,
- godkende eller afvise bilaget,
- sætte bilaget på afvent,
- videresende bilaget til en anden godkender,
- se, hvor langt bilaget er nået i godkenderforløbet,
- redigere konteringslinjer.
De funktioner, du kan se, afhænger af virksomhedens opsætning og dine rettigheder. Derfor kan din visning være lidt anderledes end den, der beskrives her.
Login #
- Åbn det link til SMARTexpense Webgodkendelse, som du har modtaget i mailen.
- Vælg "Login med Microsoft"
- Så snart du har indtastet din e-mailadresse, bliver du ført til din virksomheds login-side.
- Her logger du ind som normalt med Microsoft 2-faktor autentificering (Microsoft Authentication)
- Godkend eventuelt Microsofts anmodning om adgang.
Vent, mens dine bilag og brugeroplysninger hentes.
Når du er logget ind, åbnes bilagsoversigten.
Vigtigt!
Benytter du flere forskellige Microsoft-bruger konti, er det vigtigt at sikre at du er logget ind med den Microsoft-bruger konto som er tilknyttet til din Business Central bruger.
Log af #
Vælg log ud-ikonet øverst til højre.
Brug altid denne funktion, hvis du anvender en delt computer
Behandling af dokumenter #
Når du har bilag til behandling, vises antallet øverst på siden. Vælg tælleren for at åbne en liste over de afventende bilag.
For hvert bilag vises typisk:
- leverandør,
- beløb,
- dokumenttype.
Vælg et bilag i listen for at åbne det direkte.
Velkomst og nøgletal
Øverst vises dit navn og en kort status over dine bilag. Du kan blandt andet se:
- Bilag der mangler godkendelse - antal bilag, som afventer behandling,
- Total balance - den samlede værdi for den valgte gruppe af bilag,
- Godkendte bilag - antal godkendte bilag,
- Afviste bilag -antal afviste bilag,
- Total bilag - det samlede antal bilag.
Du kan vælge et nøgletal for hurtigt at vise den relevante gruppe dokumenter. Hvis alle bilag er behandlet, vises en besked om, at du har godkendt alle bilag.
Under Dine dokumenter kan du vælge:
- Aktive - bilag, der endnu ikke er afsluttet,
- Alle - alle tilgængelige bilag,
- Behandlet - godkendte og afviste bilag.
Søgning
Brug søgefeltet til for eksempel at søge efter:
- leverandør,
- bilagsnummer,
- beløb,
- dato,
- dokumenttype,
- kommentar.
Søgningen gennemgår alle oplysninger, der er tilknyttet bilaget.
Brug filtre
Vælg Filtre for at få vist de enkelte filterfelter. Du kan filtrere efter:
- status,
- ID,
- kreditornavn,
- type,
- bogføringsdato,
- forfaldsdato,
- beløb,
- kommentar.
Antallet af aktive filtre vises ved filterknappen.
Vælg Ryd filtre for at fjerne både filtre og fritekstsøgning.
Sortering
Vælg en kolonneoverskrift for at sortere listen efter den pågældende kolonne. Vælg overskriften igen for at skifte mellem stigende og faldende rækkefølge.
Åbn dokument
Vælg en række i tabellen. Bilaget åbnes, og du kan nu se PDF, dokumentoplysninger, kontering og godkenderforløb.
Den filtrering og sortering, du har valgt, bestemmer rækkefølgen, når du går til næste eller forrige bilag.
PDF og informationer
Et åbent bilag består normalt af:
1. PDF-visning,
2. Dokumentoplysninger,
3. Konteringslinjer,
4. Kommentar og handlingsknapper,
5. Godkenderforløb,
8. navigation til næste og forrige bilag.
PDF visning
PDF’en viser det dokument, der skal behandles. Du kan bruge de indbyggede PDF-funktioner til at læse og zoome i dokumentet.
Du kan :
- vælge PDF-ikonet for at åbne eller lukke en større PDF-visning,
- trække i skillelinjen mellem PDF og oplysninger for at ændre bredden,
- få den valgte bredde husket på samme enhed.
Se tidligere bilag fra samme leverandør
Hvis der findes tidligere behandlede bilag fra leverandøren, kan leverandørnavnet vælges.
1. Vælg leverandørnavnet under dokumentoplysningerne.
2. Nu skifter visningen til de tidligere godkendte og afviste bilag fra samme leverandør.
3. Brug pilene nederst elller piltasterne på dit tastatur til at gennemse bilagene.
4. Vælg leverandørnavnet igen for at forlade leverandørarkivet.
Denne funktion kan bruges til at sammenligne det aktuelle bilag med tidligere fakturaer eller udgifter fra samme leverandør.
Kontrollér og redigér konteringen
Sektionen Kontering viser, hvordan bilaget er fordelt.
Den kan foldes ud og sammen.
Konteringslinjerne kan indeholde:
- Beskrivelse,
- Finanskonto,
- beløb,
- dimensioner (op til 8 stk)
- projekt,
- projektopgavenummer.
Note
Dimensioner og Projekt og Projektopgave vises kun, hvis virksomheden anvender disse funktioner, og har aktiveret opsætning i SMARTexpense.
Redigér en eksisterende linje
1. Vælg redigeringsikonet på linjen.
2. Ret de relevante oplysninger.
3. Vælg eventuelt konto, dimensioner, projekt eller projektopgave i valglisterne.
4. Kontrollér beløbet.
5. Vælg gem-ikonet.
Når du gemmer en linje, gemmes bilaget fortsat som afventende.
Søg i lister
I felter som konto, dimension, projekt og projektopgave kan du:
- skrive for at filtrere mulighederne,
- vælge med musen,
- bruge pil op og pil ned,
- trykke `Enter` for at vælge,
- trykke `Esc` for at lukke listen.
Tilføj ny linje
Vælg Tilføj ny linje
2. Udfyld beskrivelse og konto.
3. Udfyld eventuelle dimensioner, projekt og projektopgave.
4. Kontrollér det foreslåede beløb.
5. Gem linjen.
Note
Den nye linjes beløb foreslås automatisk ud fra den aktuelle difference, så balancen lettere kan bringes til nul.
Slet linje
Vælg sletteikonet ud for linjen.
Der vises ikke en ekstra bekræftelse, så kontrollér, at du vælger den rigtige linje.
Sletningen sendes først videre, når du efterfølgende gemmer eller behandler bilaget.
Balance
Balancen viser forskellen mellem bilagets beløb og konteringslinjerne.
Hvis du har konteringsrettighed, skal balancen normalt være 0, og alle linjer skal være færdigredigerede, før du kan godkende eller afvise.
Hvis handlingsknapperne ikke vises, skal du derfor kontrollere:
- at balancen er 0,
- at ingen linje stadig er i redigering,
- at alle nødvendige felter er udfyldt.
Godkend, Afvis eller Videresend
De tilgængelige knapper afhænger af bilagets status, dine rettigheder og konteringens balance.
Afvent:
Vælg Afvent, hvis bilaget ikke skal færdigbehandles endnu. De aktuelle konteringslinjer gemmes, og bilaget forbliver til behandling.
Godkend:
Kontrollér PDF, dokumentoplysninger og kontering.
2. Skriv eventuelt en kommentar.
3. Vælg Godkend
4. Vent på bekræftelsen Bilaget er godkendt
Godkend og videresend
1. Skriv eventuelt en kommentar.
2. Vælg plusknappen ved Godkend.
3. Vælg den nye godkender i vinduet.
4. Vælg Godkend og videresend.
Bilaget forbliver åbent efter handlingen. Du kan derefter gå videre til næste bilag.
Afvis
Kontrollér bilaget.
2. Skriv en begrundelse i kommentarfeltet.
3. Vælg Afvis
4. Vent på bekræftelsen Bilaget er afvist.
Hvis kommentaren mangler, kan bilaget ikke afvises. Der vises en besked om, at en kommentar eller begrundelse er nødvendig.
Afvis og videresend
1. Skriv en begrundelse i kommentarfeltet.
2. Vælg plusknappen ved Afvis.
3. Vælg den nye godkender.
4. Vælg Afvis og videresend.
Du kan søge i listen over godkendere ved at skrive navn eller mailadresse. Din egen mailadresse vises ikke som en valgmulighed.
Se godkenderforløbet
Sektionen **Godkendere** viser de personer, der indgår i bilagets godkenderforløb.
For hver godkender kan du typisk se:
- navn,
- mailadresse,
- status,
- kommentar,
- dato og tidspunkt for behandling,
- om bilaget er videresendt.
Sektionen kan foldes ud og sammen eller skjules via ikonet i bilagets topmenu.
Navigér mellem bilag
Nederst i detaljevisningen findes knapper til:
- forrige bilag,
- næste bilag.
Mellem knapperne vises din position i listen, for eksempel `2 / 7`, samt leverandørens navn.
På en computer kan du også bruge:
- Pil venstre - forrige bilag,
- Pil højre - næste bilag,
- Esc - lukker først en åben fokusvisning og derefter selve bilaget.
Piletasterne skifter ikke bilag, mens du skriver i et inputfelt.
Note
Husk, at rækkefølgen følger den aktuelle filtrering og sortering.
Hvis du kun har vist afviste bilag, navigerer pilene derfor kun mellem disse bilag.
Skift godkenderprofil
Hvis virksomheden har aktiveret denne funktion, kan du vælge en anden godkenderprofil i topmenuen, mens et bilag er åbent.
1. Åbn profilvælgeren øverst.
2. Vælg den profil, du vil arbejde som.
3. Kontrollér, at de forventede konteringsmuligheder og handlinger vises.
Skift kun profil, hvis du er autoriseret til at behandle bilaget på vegne af den valgte profil.
Genvejstaster #
Du kan benytte følgende genvejstaster, når du skal behandle dine bilag:
På Windows i Edge / Chrome: Alt+”key”
På Mac: Control+Option+”key”
Keys:
Opret ny linje: n (new line)
Gem linje : S (save)
Slet linje : D (delete)
Skjul/vis Approver flow: f (flow)
Åbn/luk stor kontering : l (Lines)
Åben PDF : P (Full PDF View)
Godkend : A (Approve)
Pil til venstre : Forrige bilag
Pil til højre : Næste bilag
Sprog #
Fra topmenuen kan du vælge det sprog du ønsker. Din browser vil huske dit valg.
Du kan vælge mellem:
- Dansk
- Engelsk
- Svensk
- Norsk
Installér webgodkendelsen som app (PWA) #
SMARTexpense Webgodkendelse kan installeres som en Progressive Web App (PWA). Det betyder, at løsningen kan åbnes fra et appikon på telefonens, tablettens eller computerens startskærm uden først at åbne browseren manuelt.
Den installerede app indeholder de samme sider og funktioner som webversionen. Du skal ikke hente den fra App Store eller Google Play.
Installér på iPhone eller iPad
1. Åbn virksomhedens SMARTexpense-link i **Safari**.
2. Vælg knappen **Del** i Safari.
3. Rul ned, og vælg **Føj til hjemmeskærm**.
4. Kontrollér navnet, og vælg **Tilføj**.
5. Åbn fremover SMARTexpense via ikonet på hjemmeskærmen.
Hvis **Føj til hjemmeskærm** ikke vises, skal du kontrollere, at siden er åbnet i Safari og ikke i en indbygget browser fra eksempelvis Outlook eller Teams.
Installér på Android
1. Åbn virksomhedens SMARTexpense-link i **Google Chrome**.
2. Åbn browserens menu med de tre prikker.
3. Vælg **Installér app** eller **Føj til startskærm**.
4. Bekræft installationen.
5. Åbn fremover SMARTexpense via ikonet på startskærmen eller i applisten.
Chrome kan også automatisk vise en besked om, at appen kan installeres.
Installér på Windows eller Mac
I Google Chrome eller Microsoft Edge:
1. Åbn virksomhedens SMARTexpense-link.
2. Vælg installationsikonet i højre side af adresselinjen. Ikonet kan ligne en skærm eller en pil ned.
3. Vælg **Installér**.
4. SMARTexpense åbnes nu i sit eget vindue og kan startes fra computerens appmenu, dock eller proceslinje.
Hvis installationsikonet ikke vises, kan funktionen normalt findes i browserens menu under **Installér SMART Approval** eller **Apps**.
Første login i den installerede app
1. Åbn SMARTexpense fra det nye appikon.
2. Vælg **Login med Microsoft**.
3. Log ind med din arbejdskonto.
4. Tillad eventuelt loginvinduet, hvis enheden eller browseren spørger.
Den installerede app opdateres automatisk, når en ny version er tilgængelig. Luk og åbn appen igen, hvis du ikke kan se de seneste ændringer.
Internetforbindelse
Selvom SMARTexpense kan installeres som en app, kræver den fortsat internetforbindelse for at:
- logge ind med Microsoft,
- hente bilag og PDF-filer,
- hente konteringsoplysninger,
- godkende, afvise eller videresende bilag.
Appen bør derfor ikke betragtes som en fuld offline-løsning.
Vent med at behandle et bilag, indtil forbindelsen er stabil.
Fjern den installerede app
iPhone/iPad:
Hold fingeren på ikonet, og vælg **Fjern app** og derefter **Slet bogmærke**.
Android:
Hold fingeren på ikonet, og vælg **Afinstaller** eller **Fjern*.
Windows/Mac:
Åbn appens menu, og vælg muligheden for at afinstallere SMARTexpense. Du kan også fjerne den via browserens oversigt over installerede apps.
Når appen fjernes, slettes bilagene ikke fra SMARTexpense eller Business Central.
Vigtigt!
Åbn altid virksomhedens fulde SMARTexpense-link, før du installerer appen. Linket indeholder de oplysninger, der forbinder løsningen med den rigtige virksomhed.