Standard status

Standardstatus bestemmer den status og hvilken flise, som et bilag bliver modtaget i inde i Business Central. 
Da bilaget typisk vil være ubehandlet, er det Inventio’s anbefaling, at denne sættes til modtaget. 

Godkendelsesflow påkrævet giver mulighed for at aktivere eller deaktivere et godkendelsesflow.

PDF visning

Denne opsætning angiver, om visning kun skal være selve PDF filen, eller om det skal være PDF + Mail, som er tilføjet som sidste side. 

Godkendelsesflow påkrævet

Rykkerinterval (dage)

Rykkerinterval hænger sammen med godkendelsesflowet, og definerer, hvornår en godkender skal modtage reminder om godkendelse af bilag. Her skal du angive, hvornår ikke-godkendte godkendelsesmails skal gensendes.
Står feltet tomt, er systemets standard indstilling, at der fremsendes ny godkendelsesmail efter 7 dage.

OCR

OCR-behandling er en funktion, der automatisk aflæser og indsætter data fra de indsendte bilag.
Når funktionen er inaktiv, skal oplysningerne indtastes manuelt. 
Når OCR er aktiveret, anvender SMARTexpense AI (kunstig intelligens) til automatisk at aflæse og indsætte bilagets data – herunder kreditornavn, CVR-nummer, FIK-betalingsstreng, fakturanummer, fakturadato, forfaldsdato, totalbeløb, moms samt beløb ekskl. moms.
Dette sikrer en hurtigere og mere effektiv bogføringsproces

Send automatisk til godkender

Send automatisk til godkender giver bogholder mulighed for at automatisere afsendelsen af godkendelsesmail. 

Når en godkender påføres, enten via default godkender eller via konteringsforslag, vil bilaget automatisk blive send sendt til godkendelse eller lagt i kø (alt efter opsætningen).

Afvent betaling

Afvent betaling er en funktion som hænger tæt sammen med funktionen ”betalingsforslag” og giver mulighed for, at bilag ikke bliver medtaget, når der forberedes et betalingsforslag ved bogføring. Derimod vil den fremgå af flisen ”afvent”, indtil bogholder ændrer dennes status.

Opdater kreditoroplysninger

Opdater Kreditoroplysninger hænger tæt sammen med leverandør modulet, og kræver at OCR produktet er aktiveret.
Denne funktion bidrager til en automatisk kontrol af, om der er sket ændringer af leverandør oplysninger, og sikrer at leverandørernes informationer bliver holdt up-to-date, eksempelvis FIK betalingsoplysninger, adresser mv.

Send via Jobkøen

Send godkendelsesmails via jobkø angiver, om der skal sendes en mail med godkendelsesanmodning for det individuelle bilag omgående eller senere via en jobkø. 

Hvis der sendes via jobkøen, sendes der en samlet mail på det angivne tidspunkt. 
Mailen indeholder en liste med alle de bilag, der afventer brugerens godkendelse.

Brug kreditormomsbogføring

Brug kreditormomsbogføring giver mulighed for at benytte en kreditors momsopsætning på finanslinjerne i stedet for den, som er tilknyttet finanskontoen.

Kladdetypenavn og kladdenavn

Det er i denne del af opsætningen, hvor du skal gøre brug af den finanskladdetype, som indledningsvis blev oprettet. Se hvordan her.

Kladdetypenavn angiver hvilken typer kladde du ønsker at anvende. Det er vores anbefaling, at man benytter sig af finanskladdetypen KASSE (1).

Kladdenavn angiver hvilken finanskladde der skal anvendes. Her skal du vælge den ny oprettede finanskladde med navnet SMART_EXP (2).

1

2

Kreditornavn på finansposter

Kreditornavn på finansposter er en funktion, som gør det muligt, at få indsat leverandørnavnet i posteringsteksten.

Standardbogføringsbeskrivelse

Standardbogføringsbeskrivelse gør det muligt at opsætte en automatik omkring posteringsteksten. 
Posteringsteksten kan struktureres ud fra følgende oplysninger:

%1 = SMART dokument ID
%2 = E-mail emnetekst
%3 = Indsætter 'Dokumenttype' + nummer
%4 = Beskrivelsen fra første konteringslinje
%5 = Kreditor navn
%6 = Eksternt bilagsnr.

EKS:
Hvis standardbogføringsbeskrivelsen udfyldes med: %2 %1
så vil E-mail emneteksten blive indsat, efterfulgt af SMART dokument ID

Modkontotype og modkonto (udlæg)

Hvis OCR er aktiveret og dokumenttypen er sat til "Receipt", bliver dokumenttypen automatisk ændret til expense/udlæg. Udlæg overføres altid til Business Central uden kreditor, og med positiv fortegn til kladden. Modkonto og modkontotype for udlæg vil blive udfyldt ved overførsel til kladden.

Opret godkender

Hernæst kommer kommer du ind til en tabel, hvor i du skal oprette dine medarbejdere med forskellige oplysninger:

1. Klik på Ny
2. Vælg brugernavnet på den pågældende medarbejder
3. Kontroller at følgende informationer er korrekte:
   • Mailadresse
   • Navn

2. godkender og beløbsgrænse

Hvis der skal opsættes et godkendelsesflow, skal der angives en beløbsgrænse og vælges en 2. godkender. 

Standard godkender

Hvis denne er angivet, vil godkenderen automatisk blive tilføje som 1. godkender, når et bilag oprettes i SMARTexpense.

Status

Feltet Staus angiver om Godkenderen er Aktiv eller Inaktiv.
Hvis en medarbejder stopper/nedlægges, sættes Status til Inaktiv. Al historik vil forsat være tilgængelig.

Godkenderprofil

Godkenderprofil gør det muligt for en Godkender at deltage i flere forskellige godkendelsesflow.
Til hver Profil tilføjes de ønskede konti og dimensioner.
På webgodkendelsen vil godkenderen kunne vælge mellem forskellige grupperinger af konti og dimensioner, afhængigt af hvilken profil, der benyttes til godkendelsen.

Feltet skal udfyldes, og profilnavnet må kun optræde en gang pr. godkender.

Udvælg Konti

Under Konti vælges de finanskonti fra kontoplanen, som godkender må kunne vælge imellem på webgodkendelse.

Dimesioner

Under Dimensioner indsættes de dimensioner, som Godkendere må kunne vælge imellem på webgodkedelse.  

Idet det er muligt for en bruger at have flere godkender profiler tilknyttet, kan titel med fordel tilføjes i Navn..

I tilfælde af at en bruger skal være tilknyttet flere godkendelsesflow, skal man være opmærksom på, at knappen ”skift profil” er aktiveret under webgodkendelse under opsætning. For yderligere hjælp kan du benytte følgende link:  Opsætning af webgodkendelse

Opsætning af godkenderflow, begrænsninger og muligheder

Vælg den ønskede Sprogkode, og den ønskede Bilagstype

Klik på Brødtekst i mail for at redigere mailteksten

2

3

Opret bogføringsforslag

Klik på Ny for at oprettet et Bogføringsforslag

2

Vælg kreditor

Når du skal oprette et bogføringsforslag, skal du først vælge den ønskede Kreditor (3).

Du kan tilføje et Navn (4) til internt brug.

Hvis du markerer feltet Standard (5), vil bogføringsforslaget automatisk blive indlæst, når den relaterede kreditor angives for et bilag.

Du kan også tilføje to faste Godkendere (6)

I Bilagstypen (7) kan du angive den type, der altid skal sættes på, uanset hvad OCR læser.
Hvis du for eksempel ønsker, at køb skal oprettes som købsordre og ikke købsfaktura, angiver du "Købsordre" som type.

I feltet Opdelt metode (8) skal du vælge, hvilken metode du ønsker, at det totale beløb bliver opdelt med på de finanskonti, som du kan angive i bogføringsforslaget.

Du kan vælge mellem "Ingen", "Beløb" eller "Procent".

3

4

5

6

7

8

Vælg finanskonti

Under Konti (9) vælges de konti, der automatisk skal tilføjes. 

Du kan angive en bogføringstekst (10) som bliver indsat som beskrivelse på finanslinjen. 

Vælg hvordan du ønsker beløbet skal opdeles (11) 

Hvis du har valgt "Beløb" i "Opdelt metode", skriver du det faste beløb, der skal indsættes.
Hvis "Opdelt metode" er "Procent", angiver du den procentfordeling, der skal benyttes.

Du kan endvidere angive 2 global dimensioner (12).

Du kan oprette flere bogføringsforslag pr. kreditor, men kun ét pr. kreditor, kan vælges som standard.

9

10

11

Auto bogføring

Med Auto Bogfør kan du automatisere endnu mere af bilagshåndteringen.

Når sidste webgodkender har sagt “ja” til et bilag, kan systemet – helt automatisk – bogføre bilaget uden yderligere manuel håndtering.

Resultatet er hurtigere arbejdsgange og mindre administrativt spildtid.

Funktion styres via et Bogføringsforslag, hvor du kan aktivere Auto bogfør (1). Når funktionen er slået til, kan der vælges mellem tre bogføringsregler (2) :

• Altid. 
  Systemet bogfører automatisk bilaget, så snart det får status Klar, og alle bogføringsbetingelser er opfyldt.
  
  
• Præcis beløb 
  Bilaget bogføres automatisk, hvis beløbet matcher præcis det indtastede beløb.
  Perfekt når særlige udgiftstyper eller faste takster skal håndteres fuldautomatisk.
  
  
• Max beløb
  Bilaget bogføres automatisk, så længe beløbet ikke overstiger det angivne maksimum.
  Ideelt til mindre udgifter, fx parkering, lavværdibeløb eller interne standardudlæg.

Til både Præcist beløb og Maks beløb kan der indtastes det ønskede beløb direkte i opsætningen under Auto Bogfør Beløb (3).

1

2

3

Fra SMARTexpense Opsætning kan man angive, hvilke finanskladdetype, kladdenavn og standard bogføringstekst, der skal benyttes, når systemet automatisk bogfører via Auto Bogfør.

I feltet Matchtekst angiver du den tekststreng, du ønsker, der skal søges på.
I feltet KreditorNr vælger du den leverandør, der skal tilføjes bilaget, når der findes et match ud fra Matchtekst. 

2

3

2. Klik på SMART Expense Alias List (2) og bagefter Nyt Alias (2)

2

3. Klik på Næste (3)

3

4. I søgefeltet "mycompanyname" indtastes det navn/firma, som i ønsker skal indgå i jeres SMARTexpense email.

4.a. Klik på Søg (4)

4

5. Klik på Tilføj (5) og bagefter Udfør (5)

5

6. Klik på SMART Expense Alias List (6) og bagefter Opdater Aliasser (6)

6