Standard status

Standardstatus bestemmer den status og hvilken flise, som et bilag bliver modtaget i inde i Business Central. Da bilaget typisk vil være ubehandlet er det Inventio’s anbefaling, at denne sættes til modtaget. 

Godkendelsesflow påkrævet giver mulighed for at aktivere eller deaktivere et godkendelsesflow.

PDF visning

Denne opsætning angiver om visning kun skal være selve PDF filen, eller om det skal være PDF + Mail som er tilføje som sidste side. 

Godkendelsesflow påkrævet

Rykkerinterval (dage)

Hænger sammen med godkendelsesflowet, og beskriver hvornår en godkender skal modtage reminder om godkendelse af bilag. Her skal du angive, hvornår ikke-godkendte godkendelsesmails skal gensendes. Står feltet tomt, så er systemets standard indtilling, at der fremsendes ny godkendelsesmail efter 7 dage.

EKS:
Skriver du f.eks. 3 i feltet, sendes der en reminder til de personer der har godkendelser som er sendt for mere end 3 dage siden, og endnu ikke er godkendt.  "Rykkeren" sendes fra listen "Afventer Godkendelse".

OCR

OCR behandling er en funktion som fastsætter hvordan data afløftes fra de indsendte bilag. Hvis denne er inaktiv foretages dette manuelt af bogholder. Er den derimod aktiveret vil AI også kendt som kunstig intelligens afløfte bilagets data for dig mod et mindre beløb. Dette bidrager til en hurtigere bogføringsprocess.

Send automatisk til godkender

Send automatisk til godkender giver bogholder mulighed for at automatisere afsendelsen af godkendelsesmail 

Når en godkender stemples på, enten via default godkender, eller via konteringsforslag vil bilaget automatisk blive send sendt til godkendelse eller lagt i kø (Alt efter opsætningen)

Afvent betaling

Afvent betaling er en funktion som hænger tæt sammen med funktionen ”betalingsforslag” og giver mulighed for, at bilag ikke bliver medtaget, når der forberedes et betalingforslag ved bogføring. Derimod vil den fremgå af flisen ”afvent” indtil bogholder ændre dennes status.

Opdater kreditoroplysninger

Opdater Kreditoroplysninger denne hænger tæt sammen med leverandør modulet og kræver at OCR produktet et aktiveret. Denne fuktion bidrager til en automatisk kontrol af om der er sket ændringer af leverandør oplysninger. Denne funktion gør det derfor muligt, at holde sine leverandører up-to-date, når det f.eks. kommer til FIK betalingsoplysninger, adresser mv.

Send via Jobkøen

Send godkendelsesmails via opgavekø angiver, om mailen sendes som ASAP eller sendes med opgavekøen. 

Hvis der sendes via jobkøen sendes der en samlet mail på det angivet tidspunkt. Mailen indeholder en liste med alle de bilag der afventer godkendelse.

Brug kreditormomsbogføring

Brug kreditormomsbogføring giver mulighed for at benytte en kreditors momsopsætning på finanslinjerne i stedet for de som er opkoblet momskoder fra kontoplanen.

Kladdetypenavn og kladdenavn

Det er i denne del af opsætning, hvor du skal gøre brug af den finanskladdetype, som indledningsvis blev oprettet. Se hvordan her.

Kladdetypenavn angiver hvilken typer kladde du ønsker at anvende. Det er vores anbefaling, at man benytter sig af finanskladdetypen KASSE (1).

Kladdenavn angiver hvilken finanskladde der skal anvendes. Her skal du vælge den ny oprettede finanskladde med navnet SMART_EXP (2).

1

2

Kreditornavn på finasposter

Kreditornavn på finansposter er en funktion som gør det muligt, at indsætte leverandørnavnet i posteringsteksten.

Standardbogføringsbeskrivelse

Standardbogføringsbeskrivelse gør det muligt at opsætte en automatik omkring posteringsteksten. Det er muligt at benytte følgende strukturere posteringsteksten udfra følgende oplysninger:

%1 = SMART dokument ID
%2 = E-mail emnetekst
%3 = Indsætter 'Dokumenttype' + nummer
%4 = Beskrivelsen fra første konteringslinje
%5 = Kreditor navn
%6 = Eksnernt bilagsnr.

EKS:
Hvis standardbogføringsbeskrivelsen udfyldes med: %2 %1
Så vil E-mail emneteksten blive indsat efterfulgt af SMART dokument ID

Modkontotype og modkonto (udlæg)

Hvis OCR er aktiveret og dokumenttypen er sat til "Receipt", bliver dokumenttypen automatisk ændret til expense/udlæg. Udlæg overføres altid til Business Central uden kreditor, og med positiv fortegn til kladden. Modkonto og modkontotype for udlæg vil blive udfyldt ved overførsel til kladden.

Opret godkender

Hernæst kommer kommer du ind til en tabel, hvor i du skal oprette dine medarbejdere med forskellige oplysninger:

1. Klik på Ny
2. Vælg brugernavnet på den pågældende medarbejder
3. Kontroller at følgende informationer er korrekte:
   • Mailadresse
   • Navn

2. godkender og beløbsgrænse

Hvis der skal opsættes et godkendelsesflow, skal der angives en beløbsgrænse og vælges en 2. godkender. 

Standard godkender

Hvis denne er angivet, vil godkenderen automatisk blive tilføje som 1. godkender når et bilag oprettes i SMARTexpense.

Status

Feltet Staus angiver om Godkenderen er Aktiv eller Inaktiv.
Hvis en medarbejder stopper/nedlægges sættes Status til Inaktiv, men alt historik vil forsat vil tilgængelig i systemet.

Godkenderprofil

Godkenderprofil gør det muligt for en Godkender at deltage i flere forskellige godkendelsesflow. Til hver Profil tilføjes de ønskede konti og dimensioner.
På webgodkendelsen vil godkenderen kunne vælge mellem forskellige grupperinger af konti og dimensioner, afhængigt af hvilken profil der benyttes til godkendelsen.

Feltet skal udfyldes og profilnavnet kun må optræde en gang pr. godkender.

Udvælg Konti

Under Konto, vælges de konti fra kontoplanen som godkender må kunne vælge i mellem på webgodkendelse.

Dimesioner

Under Dimensioner vælge de dimensioner som Godkendere må kunne vælge imellem på webgodkedelse.  

3. Godkender-id er godkenderens titel og specielt relevant, hvis en godkender skal anvendes i forskellige godkendelsesflow. Det er derfor muligt for den oprettede godkender at have flere godkender profiler koblet op på den samme bruger.

I tilfælde af at en bruger skal være tilknyttet flere godkendelsesflow skal man lige være opmærksom på, at knappen ”skift profil” er aktiveret under webgodkendelse under opsætning. For yderligere hjælp kan du benytte følgende link: Opsætning af webgodkendelse

Opsætning af godkenderflow, begrænsninger og muligheder

Vælg den ønskede Sprogkode, og den ønskede Mail type

Klik på Brødtekst for at redigere mailteksten

2

3

Opret bogføringsforslag

Klik på Ny for at oprettet et Konteringsforslag

2

Vælg kreditor

Når du skal oprette et bogføringsforslag, skal du først vælge den ønskede Kreditor (3).

Du kan tilføje et Navn (4) til internt brug.

Hvis du markerer feltet Standard (5), vil bogføringsforslaget automatisk blive indlæst, når den relaterede kreditor angives for et bilag.

Du kan også tilføje to faste Godkendere (6)

I Bilagstypen (7) kan du angive den type, der altid skal sættes på, uanset hvad OCR læser. For eksempel, hvis du ønsker, at køb oprettes som købsordre og ikke købsfaktura, angiver du "Købsordre" som type.

I feltet Opdelt metode (8) skal du vælge, hvilken metode du ønsker, at det totale beløb bliver splittet ud på de finanskonti, du kan angive for bogføringsforslaget.

Du kan vælge mellem "Ingen", "Beløb" eller "Procent".

3

4

5

6

7

8

Vælg finanskonti

Under Konti (9) vælges de konti, der automatisk skal tilføjes. 

Du kan angive en bogføringstekst (10) som bliver indsat som beskrivelse finanslinjen. 
Vælg .

Vælg hvorfor du ønsker beløbet skal opdeles (11) 

Hvis du har valgt "Beløb" i "Opdelt metode", skriver du det faste beløb, der skal indsættes. Hvis "Opdelt metode" er "Procent", angiver du den procentfordeling, der skal benyttes.

Du kan endvidere angive 2 global dimensioner (12).

Du kan oprette flere bogføringsforslag pr. kreditor, men kun ét pr. kreditor kan vælges som standard.

9

10

11

I feltet Matchtekst angiver du den tesktstreng du ønsker der skal søges på. I feltet KreditorNr vælger du den leverandør der skal stemples på bilaget på når der findes et match ud fra Matchtekst. 

2

3